E-ticaret işletmelerinin operasyonları sadece ürün satıp kargolamakla sınırlı değildir. Sistemin başlangıç noktası, satılacak olan ürünlerin toptancılardan, markalardan veya tedarikçilerden sağlam bir şekilde teslim alınmasıdır (Mal Kabul Süreci).
Özellikle yüksek hacimli veya paletli alımlarda faturada "100 adet" yazan bir ürünün kutusundan "92 adet" çıkması sık rastlanan bir tedarikçi hatasıdır. Tedarikçiye durumu bildirdiğinizde ise "Biz kutuya tam saydık, kargoda kaybolmuş veya deponuzda karışmış olabilir" yanıtını almanız olasıdır.
Mal Kabul Sırasında Yapılan Klasik Hatalar
Birçok depo personeli, toptancıdan gelen kargoyu veya koliyi imza atıp teslim aldıktan sonra güvenlik kamerasının görmediği bir köşede, sadece faturadaki adetlerle eşleştirerek sayar. Eksik çıktığında iş işten geçmiş olur, çünkü koli çoktan açılmıştır.
Operasyonel Kural: Mal kabul işlemi, tıpkı son tüketiciye yapılan paketleme gibi şeffaf ve belgelenebilir olmalıdır. Kutuyu teslim aldıktan saatler sonra yapılan eksik bildirimleri B2B ilişkilerde uyuşmazlığa yol açar.
ParcelRec'i "Mal Kabul İstasyonu" Olarak Kullanmak
ParcelRec sadece dışarı giden siparişleri değil, içeri giren toptan kolileri kaydetmek için de mükemmel bir araçtır. Mal kabul sürecini şu şekilde standartlaştırabilirsiniz:
- Koli Açılışı Kaydı: Toptancıdan gelen kapalı koli, ParcelRec sisteminin aktif olduğu istasyona konur. İrsaliye veya fatura numarası barkod olarak okutulur.
- Mühür Kontrolü: Personel, kolinin üzerindeki toptancı bandının (veya kargo bandının) açılmamış olduğunu kameraya gösterir.
- Sayım İşlemi: Kutu video kaydı altında açılarak içindeki ürünler tezgaha dizilir ve sayılır. Eksik veya defolu ürün varsa doğrudan videoda tespit edilir.
İtirazı Tedarikçiye Sunma
Eğer bir eksik tespit edilirse, satıcı veya depo sorumlusu doğrudan ParcelRec sistemindeki Zaman Damgalı Mal Kabul Videosunu tedarikçiye ileterek "Ekteki kayıtlı açılış videosunda da göreceğiniz üzere, faturadaki 8 adet ürün koli içerisinden çıkmamıştır. İlgili eksikliğin tarafımıza iadesini/tamamlanmasını rica ederiz" diyebilir.
Bu yöntem, "Sözlü iddia" ile başlayan gergin telefon görüşmelerini ortadan kaldırır. Kanıta dayalı iletişim sayesinde hem toptancı ile aranızdaki ticari güven zedelenmez hem de şirketinizin binlerce liralık "görünmez alım fireleri" engellenmiş olur.